Délibération 93-055 du 29 juin 1993
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

Nature de la délibération : Avis favorable
Etat juridique : En vigueur

Date de publication sur Légifrance : Mercredi 13 novembre 2019

Délibération portant avis sur le projet de décret en Conseil d’Etat présenté par le ministère des affaires sociales de la santé et de la ville en application de l’article 18 de la loi du 6 janvier 1978 ; sur le projet d’acte réglementaire présenté par l’agence centrale des organismes de sécurité sociale portant création d’un traitement automatisé de la déclaration préalable à l’embauche

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés,

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

Vu la loi n° 92-1446 du 31 décembre 1992 relative à l’emploi, au développement du travail à temps partiel et à l’assurance chômage ;

Vu le code du travail, notamment ses articles L. 320, L. 324-10, L. 324-12 et L. 620-3 ;

Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l’application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;

Vu le décret n° 93-755 du 29 mars 1993 relatif à la déclaration préalable à l’embauche prévue aux articles L. 320 et L. 620-3 du code du travail et modifiant ce code (deuxième partie : décrets en Conseil d’Etat) ;

Vu le projet de décret en Conseil d’Etat pris en application de l’article 18 de la loi du 6 janvier 1978 présenté par le Ministre des affaires sociales de la santé et de la ville ;

Vu le projet d’acte réglementaire présenté par le Président de l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale ;

Après avoir entendu Monsieur Guy GEORGES en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;

Après avoir entendu le représentant du Ministre, chargé de la gestion du répertoire ;

– Sur le projet de traitement présente :

Considérant que l’article L 320 du Code du Travail, modifié par la loi n° 92-1446 du 31 décembre 1992, soumet les employeurs, à compter du 1er septembre 1993, à l’obligation d’effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPE) d’un nouveau salarié auprès des organismes de sécurité sociale dont ils dépendent en fonction de leur activité et de leur situation géographique, dans le but d’éviter aux corps de contrôle habilités de se heurter, dans les opérations de lutte contre le travail clandestin, au problème de la preuve certaine de la date d’embauche d’un salarié ;

Considérant que le projet de traitement soumis à la Commission a pour finalité d’enregistrer les déclarations préalables à l’embauche d’un salarié afin de leur conférer une date certaine susceptible d’être vérifiée à l’occasion de l’accomplissement de leur mission de lutte contre le travail clandestin par les agents des corps de contrôle énumérés à l’article L 324-12 du code du travail ;

Considérant que les informations enregistrées sont relatives à l’identité de l’employeur (dénomination sociale ou nom et prénoms, code APE ou code NAF, adresse, numéro SIREN ou numéro sous lequel sont versées les cotisations), à l’identité du salarié (nom et prénoms, nationalité, date et lieu de naissance, numéro national d’identification (NIR) et à l’embauche (heure, jour, mois, année, code de l’organisme destinataire des déclarations, numéro de dossier et code d’origine de la déclaration) ;

Considérant que le décret du 29 mars 1993 précise que la déclaration peut être adressée par l’employeur par télécopie, lettre recommandée avec accusé de réception ou par le moyen télématique ; que dans ce dernier cas, la déclaration est directement saisie par le centre informatique de recouvrement du Sud-Ouest (CIRSO) chargé par l’ACOSS de la mise en oeuvre technique du traitement ;

Considérant que les destinataires des informations collectées sont, les URSSAF, et les Caisses Générales de Sécurité Sociale pour les départements d’Outre-Mer, ainsi que les personnels habilités du CIRSO ;

Considérant que les terminaux connectés à la base centrale situés dans les URSSAF et, pour le département d’Outre-Mer dans les CGSS, ne permettent d’accéder qu’aux seules informations qui se rapportent au ressort territorial de l’organisme concerné ;

– Sur la collecte et l’utilisation du NIR -

Considérant que l’information relative au NIR figure tant sur des documents qui ont servi à l’établissement de la déclaration préalable que dans le fichier automatisé ;

Considérant qu’en application de l’article 18 de la loi du 6 janvier 1978, toute utilisation du répertoire national d’identification des personnes physiques en vue d’effectuer des traitements nominatifs, est autorisée par décret en Conseil d’Etat pris après avis de la Commission ;

Considérant que si l’enregistrement et l’utilisation du numéro national d’identification des personnes physiques s’avère nécessaire pour assurer la fiabilité du système en ce qui concerne la vérification de l’identité du salarié, cet enregistrement ne peut en aucun cas être utilisé à d’autres fins et ne doit pas être en conséquence communiqué aux agents habilités à exercer une mission de contrôle dans le cadre de la lutte contre le travail clandestin ;

Considérant que le projet de décret en Conseil d’Etat autorisant l’utilisation du NIR ou du numéro de sécurité sociale par les organismes de sécurité sociale exclut toute communication à des organismes ou administrations autres que les personnes qui mettent en oeuvre le traitement ;

– Sur les dispositions relatives à la sécurité et à l’exercice du droit d’accès et de rectification :

Considérant que le droit d’accès et de rectification est assuré par l’envoi d’un accusé de réception à l’employeur récapitulant l’ensemble des informations enregistrées et lui donnant la possibilité de les rectifier ; que ce document mentionne dans la partie détachable à remettre au salarié les prescriptions de l’article 27 de la loi du 6 janvier 1978 ; que l’information est dès lors assurée de manière satisfaisante ;

Considérant que les sécurités du système ont été définies par le centre informatique du recouvrement du sud-ouest (CIRSO) où se situe la base de données centrale ; que la procédure d’accès sur minitel par l’employeur est sécurisée par l’attribution d’un mot de passe personnel ;

Considérant qu’il résulte du dossier que le droit d’accès et de rectification prévu par la loi du 6 janvier 1978 s’exerce pour les employeurs et les personnes faisant l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche au siège de l’ACOSS et des URSSAF concernées ;

– Sur la durée de conservation des informations -

Considérant qu’il résulte de l’article L 324-10 du code du travail que l’omission pour un employeur de procéder à la déclaration préalable d’embauche constitue, lorsqu’elle se cumule avec l’omission d’une autre des formalités obligatoires énumérées aux articles L 143-3, L 143-5 et L 620-3 du code du travail le délit de travail clandestin par dissimulation du salarié ; qu’ainsi, dès lors que le législateur a entendu conférer date certaine à la déclaration préalable à l’embauche en en confiant la gestion à un tiers, il apparaît pertinent que la preuve de cette déclaration et des informations qu’elle comporte soit conservée pendant une durée égale à celle pendant laquelle cette preuve peut être légalement recherchée ; qu’une durée de conservation égale à celle de la prescription de l’action publique en matière correctionnelle, soit trois ans, paraît justifiée ;

– Sur les conditions d’accès des tiers autorisés -

Considérant que l’article L 324-12 du code du travail énumère les agents de contrôle habilités à constater les infractions définies par l’article L 324-9, incriminées par l’article L 324-10 et réprimées par les articles L 362-3 à L 362-6 ;

Considérant que les agents de contrôle habilités sont les suivants : les officiers et, sous leur contrôle, les agents de police judiciaire, les agents de la Direction générale des impôts, les agents de la Direction générale des douanes, les agents agréés à cet effet assermentés des organismes de sécurité sociale et des caisses de mutualité sociale agricole, les inspecteurs et les contrôleurs du travail placés sous l’autorité du ministre du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle et du ministère de l’équipement, du logement, du transport et de l’espace, les inspecteurs du travail et les fonctionnaires de contrôle assimilés au sens de l’article L 611-10 du code du travail ainsi que les officiers et les agents assermentés des affaires maritimes ;

Considérant que s’il résulte des dispositions adoptées par le législateur, que ces corps de contrôle peuvent avoir communication, en vertu des pouvoirs d’investigations accordés par les textes particuliers qui leur sont applicables, des informations nécessaires à la constatation des infractions mentionnées à l’article L 324-9, l’accès par la voie télématique à la base de données du traitement des déclarations préalables à l’embauche doit être entouré de garanties ;

Considérant que les codes d’accès ne peuvent être délivrés que sous le contrôle du procureur de la République qui dirige dans son ressort l’activité des fonctionnaires et agents investis d’une mission de police judiciaire ; qu’une attestation écrite doit être établie par chacun des agents des corps de contrôle par laquelle ces agents s’engagent à ne consulter les informations par la voie télématique que dans le cadre de la recherche ou de la constatation des infractions limitativement énumérées par l’article L 324-10 du code du travail et dans le respect des pouvoirs d’investigation qui leur sont accordés par les textes particuliers qui leur sont applicables ; qu’ainsi, aucune consultation par le moyen télématique à des fins étrangères à une mission de police judiciaire trouvant son fondement dans cet article ne saurait être admise ;

Considérant que les consultations effectuées par la voie télématique par les agents des corps de contrôle susvisés font l’objet d’un enregistrement qui permet de vérifier la régularité de la consultation ; qu’à cet effet, la consultation est mémorisée par le jour, l’heure, le code d’accès de l’agent et son nom ainsi que par le nombre, la fréquence et le critère d’interrogation ;

Considérant en outre que les seules informations auxquelles pourront accéder par voie télématique ces tiers autorisés sont exclusivement : le numéro SIRET, le nom et les prénoms de l’employeur ou la raison sociale de l’entreprise, l’adresse de l’établissement, le nom et les prénoms du salarié, sa date de naissance, l’heure, le jour, le mois et l’année d’embauche du salarié, le code de l’organisme de recouvrement destinataire de la déclaration, et le numéro de dossier ; que sont ainsi, notamment, exclues de la communication par les moyens télématiques, outre le RNIPP, les données relatives à la nationalité ;

Considérant que les autres informations figurant au fichier, à l’exclusion du RNIPP, pourront être obtenues par tout tiers autorisé sur demande écrite adressée à l’organisme destinataire ;

Considérant que les conditions d’interrogation ainsi que les sécurités mentionnées dans l’annexe 13 sont de nature à garantir le respect des dispositions légales encadrant l’exercice par les tiers autorisés de leur droit de communication ; qu’ainsi, les utilisateurs sont invités à modifier leurs mots de passe tous les trois mois pour pouvoir accéder au système ; qu’ils bénéficient de trois tentatives pour donner un mot de passe correct ; que dans le cas où elles aboutissent à un échec, l’usager se voit interdit d’accès au système pendant une heure ; que les mots de passe sont gérés directement par les utilisateurs et sont cryptés en machine ; que, seul l’utilisateur peut en avoir connaissance ;

Considérant qu’il appartient au responsable, en application de l’article 29 de la loi du 6 janvier 1978, de veiller à ce que l’accès aux informations par les agents de corps de contrôle, tout particulièrement lorsqu’ils utilisent la voie télématique, soit conforme aux prescriptions ci-dessus énumérées ;

Considérant que le traitement ne pourra être mis en oeuvre qu’au 1er septembre 1993, date à laquelle la déclaration préalable à l’embauche devient obligatoire ;

EMET un avis favorable au projet de décret en Conseil d’Etat pris en application de l’article 18 de la loi du 6 janvier 1978 et portant autorisation de l’utilisation du Répertoire national d’identification des personnes physiques, présenté par le Ministère des Affaires sociales de la santé et de la ville, en celle de ces dispositions se rapportant au traitement faisant l’objet de la présente demande d’avis ;

EMET un avis favorable au projet d’acte réglementaire portant création d’un traitement automatisé de la déclaration préalable à l’embauche ;

DEMANDE à être associée à l’établissement du rapport portant bilan de la déclaration préalable à l’embauche qui doit être présenté au Parlement, en application de la loi n° 92-1446 du 31 décembre 1992, avant le 30 juin 1994.

Jacques FAUVET